O BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) APLICADO À GESTÃO DOCUMENTAL MUNICIPAL NO ÂMBITO DA MIGRAÇÃO DE PROCESSOS FÍSICOS PARA DIGITAIS

O presente estudo parte da dificuldade que as organizações públicas municipais enfrentam para promover mudanças e, particularmente, implantar políticas públicas de gestão documental capazes de viabilizar eficazmente o acesso dos servidores e munícipes à informação, bem como alcançar eficácia no seu gerenciamento. Nesta perspectiva, a Secretaria da Administração da Prefeitura Municipal de Bauru (SAPMB) iniciou em 2017, um projeto de modernização da gestão documental do município responsável pela produção, manuseio, guarda, arquivo e disponibilidade de documentos em atendimento às demandas da Lei de Acesso à Informação (LAI) do governo federal. O objetivo do estudo consistiu em apresentar e descrever a implementação do Business Process Management (BPM) na migração dos processos físicos para digitais, sendo esta, uma das dimensões que integram a referida gestão. A implementação ocorreu pela aplicação do ciclo de BPM unificado de Baldam et al. (2014). O estudo é de natureza qualitativa e adotou a pesquisa-ação como suporte metodológico para executar a aplicabilidade. Embora a implementação encontra-se em fase conclusiva foi possível identificar as primeiras vantagens percebidas pela migração de 17 dos 60 tipos de processos que integram o projeto de modernização da gestão documental. Dentre eles, destacam-se a simplificação dos processos possibilitada pela remodelagem realizada; a redução de custos operacionais pela eliminação de papel e desocupação de espaços físicos; maior precisão, agilidade e transparência das informações e, sobretudo o atendimento à LAI pela normatização do acesso à informação, guarda e manuseio de documentos sob a tutela da SAPMB e, de interesse público e social.